Varaukset

Varausasetukset määräävät, milloin ja kuinka suurille seurueille asiakkaat voivat varata. Oikeat rajat ehkäisevät päällekkäisiä varauksia.

Avaa Varaukset ja siirry sivun Varausasetukset-osaan. Tyhjä aukioloaika tarkoittaa suljettua päivää ja tyhjä Kokonaispaikat-kenttä rajoittamatonta paikkamäärää.

Poikkeusaukioloaika ohittaa valitun päivän tavallisen viikkoaukiolon. Suljettu poikkeuspäivä poistaa päivän varausajat kokonaan, ja oma avaus- ja sulkemisaika rajaa asiakkaalle näytettävät ajat.

Tulevat poikkeukset näkyvät asiakkaalle ravintolan Aukioloajat-osiossa ja Varaa pöytä -sivulla. Huomio auttaa henkilökuntaa tunnistamaan poikkeuksen, esimerkiksi juhannuspäivän.

Viikkonäkymä näyttää maanantaista sunnuntaihin aktiivisten varausten määrän ja henkilömäärän. Jos kokonaispaikat on asetettu, kortti näyttää henkilömäärästä lasketun täyttöasteen; kapasiteetin ylitys näkyy arvona 100 %+. Perutut varaukset eivät kuulu viikon lukuihin.

Päivänäkymä kokoaa verkko-, puhelin- ja ilman varausta saapuneet seurueet yhteen. Varaus etenee tiloissa Odottaa, Vahvistettu ja Saapunut. Tarvittaessa sen voi merkitä tilaan Ei saapunut tai Peruttu. Käsivarauksen voi lisätä kohdasta Lisää uusi varaus; henkilökunta voi ylittää kapasiteetin, mutta näkymä näyttää varoituksen.

Aktiivisen varauksen voi siirtää uuteen päivään tai kellonaikaan ja samalla muuttaa henkilömäärää. Kapasiteetin ylitys varoittaa, mutta ei estä henkilökunnan tekemää siirtoa. Jos varauksella on sähköpostiosoite, palvelu yrittää lähettää asiakkaalle uuden ajan ja saman peruutuslinkin.

Varausvahvistus ja siirtovahvistus sisältävät kalenteriliitteen, jonka asiakas voi lisätä omaan kalenteriinsa.

Asiakas avaa Varaa pöytä -painikkeen ravintolan sivulta. Varaus etenee neljässä näkyvässä vaiheessa: päivä, seurue, aika ja yhteystiedot. Päivän vaihtaminen ei hävitä näkyvää varauspolkua, ja valitun seuruekoon perusteella näytetään vain riittävän suuret vapaat ajat.

Vahvistuksessa näkyvät ravintola, henkilömäärä ja aika. Asiakas saa henkilökohtaisen Hallitse varausta -linkin ja voi palata ravintolan etusivulle. Jos aika ehti täyttyä, lomake säilyttää muut tiedot ja pyytää valitsemaan uuden ajan.

Kun seurue ylittää Varausasetusten suurimman seuruekoon verkossa, asiakas valitsee henkilömäärästä suuremman seurueen tai painaa lomakkeen Suuremmalle seurueelle — jätä ryhmätiedustelu -linkkiä. Asiakas antaa yhteystietonsa, henkilömäärän, päivä- ja kellonaikatoiveen sekä halutessaan lisätiedot. Tiedustelu ei vielä vahvista varausta.

Ravintola saa uudesta tiedustelusta ilmoituksen Sivusto-editorin Yhteystiedot-osion sähköpostiin. Henkilökunta näkee uudet tiedustelut Varaukset-sivun Ryhmätiedustelut-osiossa ennen käsiteltyjä tiedusteluja.

Suomi on varauspolun oletuskieli. Asiakas voi vaihtaa varauslomakkeen kieleksi englannin FI | EN -valinnasta; englanninkielinen suora osoite päättyy /en/varaa. Toiselle sivustolle upotettu lomake avataan englanniksi lisäämällä osoitteeseen ?lang=en.

Varausta tehtäessä valittu kieli tallentuu varaukselle. Vahvistus, muistutus, siirtoviesti ja peruutussivu käyttävät samaa kieltä. Sähköpostin peruutuslinkissä kieli kulkee mukana, ja puuttuva tai tuntematon kieli palautuu turvallisesti suomeen.

Upotuksella sama varauslomake toimii myös toisella verkkosivulla. Lomakkeen osoite on ravintolan oman osoitteen perässä /embed/varaa.

Lisää toiselle sivustolle iframe, jonka src on esimerkiksi https://ravintolasi.vayla.dev/embed/varaa. Anna kehykselle kuvaava title, kuten Pöytävaraus, ja riittävästi korkeutta lomakkeelle.

Kun asiakas antaa sähköpostiosoitteen verkkovarauksessa, hän saa varausvahvistuksen ja peruutuslinkin. Järjestelmä lähettää myös muistutuksen ennen varausta.

Asiakas voi perua tulevan odottavan tai vahvistetun varauksen sähköpostin linkistä. Peruutus vapauttaa ajan heti. Henkilökunta näkee varauksen tämän jälkeen tilassa Peruttu.