Kassa

Kassavuoro liittää päivän tilaukset ja raportit yhteen. Automaattisessa tilassa voit avata pöydän heti: jos vuoroa ei ole, Väylä aloittaa sen nollan euron pohjakassalla ja kertoo tapahtuneesta. Näin asiakaspalvelu ei pysähdy vuoron aloitukseen.

Jos ravintolasi tarvitsee tarkan pohjakassan ennen ensimmäistä tilausta, omistaja tai esihenkilö valitsee Vuoro-näkymästä asetuksen Vaadi vuoron manuaalinen aloitus. Tällöin pöydän tilausnäkymä tarjoaa suoran Siirry aloittamaan vuoro -linkin ja palauttaa sen jälkeen samaan pöytään.

Palaa Kassaan ja valitse pöytäkartalta pöytä. Väri kertoo, onko pöytä Vapaa, Varattu, Tilaus auki vai Lasku-tilassa. Omistaja ja esihenkilö voivat rakentaa salit, pöydät ja keittiöpisteet painikkeella Muokkaa karttaa.

Omistaja tai esihenkilö rakentaa Kassa-näkymän Muokkaa karttaa -toiminnolla salit ja pöydät sekä lisää tuotteiden KDS-reitityksessä käytettävät keittiöpisteet.

Valitse jokaiselle pisteelle tyyppi Keittiö, Baari tai Muu. Keittiö- ja baarityypit jakavat Myyntitapahtumat annoksiin ja juomiin; Muu pitää muut tuotteet erillään rehellisenä muuna rivinä. Pisteen nimi ei ratkaise jaottelua.

Bongille kerätään pöydän tuotteet ennen kuin ne siirtyvät keittiönäytölle. Näin määrät, kurssit ja erityistoiveet kulkevat keittiöön samalla kertaa.

Tuote ilmestyy bongille heti painalluksesta, eikä näkymä odota palvelinvastausta. Tallennetaan-merkintä kertoo taustatallennuksesta; jos tallennus epäonnistuu, väliaikainen rivi poistuu ja Väylä näyttää virheen.

Yksi lasku on oletus tavallisessa tilanteessa, jossa yksi henkilö maksaa koko pöydän. Paina Luo yksi lasku koko pöydälle, jolloin kaikki vielä laskuttamattomat tilausrivit siirtyvät samalle laskulle.

Tarvittaessa tilaus voidaan jakaa Tasan, Henkilöittäin tai Riveittäin. Valitse sopiva tapa, luo laskut ja osoita rivit aktiiviselle laskulle. Tyhjiä lisälaskuja ei voi luoda, kun kaikki rivit on jo jaettu.

Ennen ensimmäistä maksukirjausta jaon voi perua painikkeella Peru laskunjako. Jos laskulle on jo kirjattu maksu, jakoa ei pureta tietojen eheyden vuoksi; omistaja tai esihenkilö tekee tarvittavan maksukorjauksen tai hyvityksen.

Valitse laskulta Maksutapa, anna Summa € ja paina Kirjaa maksu. Maksutavat ovat kortti, käteinen, MobilePay, lounasetu ja lasku. Maksu kirjataan Väylään; erillisen maksupäätteen maksu tehdään omalla päätteellään.

Kun maksutapa on Käteinen, kirjoita Asiakkaalta saatu € -kenttään esimerkiksi 50. Väylä näyttää heti takaisin annettavan vaihtorahan ja kirjaa maksuksi vain laskun jäljellä olevan summan.

Kirjattua maksua ei muokata tai poisteta. Omistaja tai esihenkilö tekee tarvittaessa korjauksen uutena negatiivisena maksuna ja kirjoittaa syyn Lisätieto-kenttään.

Kun lasku on maksettu kokonaan, paina laskun Kuitti-painiketta. Väylä muodostaa ALV-lain 209 e §:n mukaisen kuitin, jossa näkyvät myyjän tiedot, tuoterivit, ALV-erittely, loppusumma ja kirjatut maksutavat. Tulosta kuitti avautuvan esikatselun Tulosta-painikkeella. Voit myös antaa asiakkaan sähköpostiosoitteen ja lähettää kuitin suoraan esikatselusta. Saman kuitin myöhemmät tulosteet käyttävät samaa kuittinumeroa ja ne merkitään KOPIO-tekstillä.

Vain omistaja tai esihenkilö voi hyvittää kokonaan maksetun laskun. Luo asiakkaan alkuperäinen kuitti ensin, avaa sitten laskun Hyvitä lasku -osio, kirjoita vähintään kolmen merkin syy ja vahvista hyvitys kahdessa vaiheessa. Väylä kirjaa syyn valvontalokiin, tekee kaikista laskun maksuista vastakkaismerkkiset hyvitysrivit ja merkitsee laskun Hyvitetyksi.

Hyvitetyn laskun Hyvityskuitti-painike muodostaa uuden, negatiiviset tuoterivit, ALV-erittelyn, loppusumman ja maksut näyttävän HYVITYSKUITIN. Hyvityskuitissa näkyy alkuperäisen myyntikuitin numero. Myyntikuitin Kuitti-painike jää näkyviin KOPIO-tulostusta varten, mutta hyvityskuittia ei lähetetä sähköpostilla.

Avaa Kassa-näkymän yläreunasta Kuitit. Kuittihistoria näyttää 100 uusinta kuittia kuittinumerojärjestyksessä. Voit hakea yksittäisen kuitin kirjoittamalla sen tarkan kuittinumeron.

Paina kuitin riviltä Avaa. Kuitti avautuu aina KOPIO-merkittynä, koska alkuperäinen kuitti on annettu asiakkaalle kuitin luonnin yhteydessä.

Valitse maksutavaksi Lasku ja täytä asiakkaan nimi sekä sähköpostiosoite. Y-tunnus ja laskutusosoite ovat valinnaisia. Valitse lisäksi maksuehto, joka määrittää laskun eräpäivän.

Kirjaa maksu luo myyntilaskun, muodostaa sille suomalaisen viitenumeron ja lähettää laskun asiakkaan sähköpostiin. Lasku siirtyy samalla Reskontraan seurattavaksi.

Kun valitset kassassa maksutavaksi Lasku, Väylä luo avoimen myyntilaskun ja yrittää lähettää sen asiakkaan sähköpostiin. Kassalasku sulkeutuu normaalisti, mutta saatava pysyy avoimena Reskontrassa, kunnes kirjattu suoritus kattaa laskun summan.

Reskontra jakaa laskut erääntyneisiin, avoimiin ja maksettuihin. Omistaja tai esihenkilö voi kirjata koko suorituksen tai osasuorituksen, valita maksupäivän ja lisätä huomion. Avaa lasku näyttää tulostettavan laskun riveineen, ALV-erittelyineen ja asetuksissa määritettyine IBAN- ja BIC-maksutietoineen. Laskun voi myös lähettää tai lähettää uudelleen sähköpostiin, ja CSV-vienti sisältää laskut sekä maksetun ja avoimen summan.

Erääntyneestä avoimesta laskusta lähetetään automaattisesti enintään kaksi maksumuistutusta vähintään seitsemän päivän välein, ja muistutustila näkyy laskurivillä.

Lähetetyn bongirivin mitätöinti on valvottu toimi. Vain omistaja tai esihenkilö näkee Mitätöi rivi (esihenkilö) -painikkeen. Syy on pakollinen ja tapahtuma kirjataan valvontalokiin.

X-raportti näyttää avoimen vuoron tilanteen sulkematta sitä. Vuoron voi sulkea vain omistaja tai esihenkilö painikkeella Z-raportti ja vuoron sulku. Z-raportti lukitsee päivän, eikä vuoroa voi sulkea, jos avoimia tilauksia on jäljellä.

Vuoron sulkeminen lähettää Z-raportin toimipaikan omistajaroolissa olevien käyttäjien sähköpostiin, kun sähköpostipalvelu on määritetty. Viesti sisältää myynnin, maksutavat, ALV-erittelyn, mitätöinnit, vuoron aukioloajan ja sulkijan. Lähetysvirhe ei peru vuoron sulkemista, vaan Vuoro-näkymä näyttää siitä huomautuksen.

Omistaja tai esihenkilö voi ottaa lähetyksen käyttöön tai pois käytöstä kohdassa Asetukset → Ilmoitukset. Lähetys on oletuksena käytössä.

Omistajan ja esihenkilön Tänään-näkymän Myynti tänään -kortti näyttää kirjattujen maksujen yhteissumman ja maksutapahtumien määrän. Kortti vertaa summaa eiliseen prosentteina. Jos eilen ei ollut maksuja, kortti kertoo, ettei vertailua ole saatavilla.

Vuoro-näkymän Vuorohistoria näyttää 14 viimeksi suljettua vuoroa. Jokaisesta vuorosta näet sulkemisajan, myynnin yhteensä ja maksutapaerittelyn. Sulkijan nimi näytetään, kun käyttäjätieto on edelleen saatavilla.

Omistaja tai esihenkilö voi ladata Vuorohistorian Lataa CSV -painikkeesta kirjanpitoon sopivan tiedoston. Lataus sisältää oletuksena viimeiset 30 Helsingin kalenteripäivää: päivän, Z-numeron, kokonaismyynnin, käteis- ja korttimyynnin, ALV-erittelyn, mitätöinnit ja sulkijan. Kokonaismyynti sisältää myös muut kirjatut maksutavat, vaikka niille ei ole omia sarakkeita.